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    業務助理工作流程

      業務助理崗位,在不同的企業中,根據銷售的不同產品類型,業務助理崗位舉足輕重。具體的工作有哪些詳細的流程呢?以下是對于業務助理工作流程的介紹,僅供參考。
      
      銷售是企業的龍頭,銷售助理是企業內外交流的橋梁,也是客戶聯絡的紐帶,起著舉足輕重的作用。為了規范業務助理的工作,特制定本工作流程。
      
      銷售助理的基本要求是:愛崗敬業心強,樂于承擔責任;追求卓越,不斷學習進步,熟練業務操作,做事有始有終;積極的工作態度,細心、耐心、專心。因此,必須熟練掌握并認真做好以下幾個方面的工作:
      
      1、接聽電話流程
      
      1)辦公室電話,一般不能超過響三聲無人接聽。在接聽電話時,態度要熱忱,注意基本禮貌用語,主動問候:“您好!科迪色彩公司!請問有什么可以幫到您......”。如客戶所要找的人不在,可以很禮貌跟客戶說:“不好意思,××有事走開,請問有什么事可以幫到您?”如是新手的同事接電話,可以跟客戶先打個招呼,主動問好,并自我介紹“我是新來的××,現負責××的工作,以后您有什么需要可以隨時聯系我。”如果客戶需要記錄聯系方式,要很熱忱的把電話號碼提供給客戶。
      
      2)在交談中要取得客戶的基本信息:哪家單位,有何種需要,聯系人、地址、電話等等,
      
      并做好記錄,跟進結果。
      
      3)同客戶交談的同時,要將客戶的興趣轉入正題,同時語言上揚,讓客戶感覺很有活力,朝氣,很熱忱的為他服務。
      
      4)對客戶電話中問到的問題,業務助理需揚長避短并有針對性的將公司產品的優勢詳盡描述,盡可能的讓客戶對我們的產品有興趣。對于本人不能回答或解決的問題應作好記錄,轉交相關人員或領導解決,千萬不能放之不理。
      
      5)針對不同的客戶,要運用不同的技巧,不同的發聲語言,同客戶的關系要處理得淋漓盡致,讓雙方交談感覺很暢快。
      
      6)接聽時間以3分鐘左右為宜,并及時整理來電信息記錄,用筆記本詳細記錄。
      
      2、訂單處理流程
      
      1)接訂單:業務員口頭或書面或短信下訂單,客戶發傳真及客戶來電下訂單,要及時記錄,跟進、審核、處理。
      
      2)了解訂單信息:接客戶訂單的同時,需先審核訂單,了解該客戶一貫的合作方式,如:“客戶名稱,區域,業務員,地址,聯系人,電話,數期,是否開票,是否回扣,出貨要求,結算方式等等。”如有數期的新客戶,要有陸總批示的《數期申請表》,并作好存檔記錄。若是新客戶的訂單,以上基本信息需詳細記錄存檔,確??蛻糍Y料的完善。這些基本信息在首次與該客戶合作時,業務助理需全部掌握與了解,然后確認客戶的價格與協議的價格是否一致。作好處理訂單的議項。
      
      3)處理訂單:第一步確認無誤后,在第一時間將訂單登記在《銷售記錄本》上,防止訂單遺漏。第二步將訂單以軟件或QQ電子表格形式傳至倉庫部,緊接著與倉庫部溝通。第三步安排出貨時間、出貨方式、(如:發快遞或發貨運與送貨)、收款方式、(如:快遞代收貨款、代簽回單、送貨收現或支票等)。
      
      注:發快遞的訂單是在11.30時以前接到訂單可上午出貨,若在11.30時以后接到訂單,只能在當天下午出貨,業務助理需跟客戶溝通協調出貨時間。特殊情況例外。
      
      4)訂單出貨跟蹤:如倉庫庫存量不足,導致訂單無法如期交貨時,需及時了解庫存情況并反應至生產部,溝通協調生產該產品。爭取第一時間完成該訂單,確認可出貨時間.。跟客戶溝通,了解客戶的情況后并將實際情況反饋至客戶處,看訂單急緩,跟客戶協調實際出貨日期及方式(是否分批出貨)。
      
      5)發快遞的訂單,客戶一般會催貨,在接到客戶催貨的同時,應第一時間將現實掌握的信息反饋給客戶,不能擔擱,拖延。
      
      6)外省的客戶訂單,堅持“款到發貨”的原則,除業務員特殊交待的除外。
      
      7)每一客戶的訂單,在安排出貨的同時,要詳細了解該客戶的應收賬款狀況,并結合當天訂單的實際情況,確定當天的訂單是否能夠合理安排出貨。如有異常,需請示直接負責的業務員或直接領導。
      
      8)每天下班前,同倉庫核實當天所有訂單是否全部收到,貨是否已全部安排發出,并安排計劃好第二天的行程及線路安排。
      
      3、樣品發放記錄
      
      1)業務員或業務助理按客戶需求填寫《樣品發放記錄》,并傳真至工廠,安排工廠發快遞或貨運
      
      2)業務助理協助業務員跟蹤樣品發出的情況。
      
      4、應收賬款處理
      
      為保證銷售貨款的及時回籠,杜絕呆賬和爛賬的發生,確保公司財產的安全和完整,特要求如下:
      
      1)業務助理每月月底統計《累計應收賬款明細表》,提交財務,并及時跟催客戶的應收賬貨款。
      
      2)對于開發票的客戶,每月按不同客戶的要求,及時開出發票。
      
      3)定期打“對賬單”給客戶簽字確認,業務助理應及時整理應收賬款名單給相關的業務員催款。
      
      4)部分簽合同的客戶,嚴格按照合同要求執行。
      
      5、開據發票和收據
      
      1)應嚴格按照客戶要求,在客戶指定的日期內及時將發票寄給客戶,以免耽誤收款時間。
      
      2)不開票客戶大部分開“科迪收訖章”的收據,除極少數有要求的客戶開蓋“科迪公章”的收據及開蓋“南化成公章”的收據以外。
      
      3)發票一經開出,業務助理須細心的記錄,并跟蹤至客戶手上
      
      4)收據一經開出,貨款應及時回籠至財務處,要做到日日與財務核實收款狀況,及時消賬
      
      6、快遞流程:
      
      1)現與我司合作的快遞公司有:聯昊通快遞,源偉豐快遞,申通快遞,平安達快遞。源偉豐快遞,聯昊通快遞,平安達快遞一般走珠江三角洲及省內快件,并協助我司代收貨款及代簽回單業務。申通快遞走外省文件,一般文件都寄申通。
      
      2)快遞公司代收貨款和代簽回單,業務助理須細心整理和跟進。當天發出的所有貨,第二天要及時跟蹤快遞單回來的狀況,按時整理登記,在銷售記錄本上須詳細記錄發哪家快遞公司,《快遞記錄本》上須詳細記錄快遞單號,金額及簽回單。此流程須日日跟進,日日登記,防止漏單。
      
      3)快遞公司代收貨款及代簽回單業務,貨款及回單回籠時間一般為7天,業務助理要及時跟進快遞公司的財務部,回款和回單在正常時間范圍內回到我司,就比較放心這家快遞公司,一旦有哪家快遞公司超出了此期限,回款及回單不按時到位,需馬上聯系快遞公司相關負責人,追蹤貨款和回單的狀況,并通知工廠暫時停止和這家公司的合作,待業務恢復正常后,可以繼續同這家公司合作!
      
      7.傭金發放
      
      1)公司客戶的回扣資料(包括回扣價、客戶銀行資料)由業務員上報負責的業務助理,業務助理需詳細登記存檔。
      
      2)業務助理需嚴格執行公司的《傭金管理制度》,回傭權限,回傭額度,傭金收受人的身份及相關資料,價格控制,傭金確認,傭金發放等流程。
      
      3)業務助理需細心記錄好各客戶的付傭情況,要求是必須款到才付傭金,每月月底整理好付傭客戶的明細,至下月月初提交至公司財務部審核,待財務確認無誤安排支付傭金。傭金支付后由相關的業務助理詳細作好記錄,并通知銷售人員與客戶確認收取。
      
      4)為防止重復付傭及漏付傭金,業務助理必須細心記錄每一筆業務的往來狀況,盡可能做到最準確。
      
      8.軟件處理流程(需了解更詳細請參照“軟件操作指導書”)
      
      1)顧客信息錄入
      
      新客戶訂單登記,需在“顧客信息”錄入新客戶資料,新客戶資料編號:如是公司客戶,需錄入“GS00—”;如是業務員的客戶,需錄入“YW00—”;如是代理商,需錄入“KD00—”,按照流水序號依次錄入。待軟件生成該客戶資料后,方可在“銷售出庫”錄入客戶信息。
      
      2)銷售出庫錄入
      
      打開路徑:進入“進銷管理”-“銷售管理”,打開“銷售出庫”。
      
      3)銷售收款錄入
      
      打開路徑:進入“進銷管理”-“銷售管理”,打開“銷售收款”。
      
      銷售出庫單需倉庫確認過賬后,方可做“銷售收款單”。如有實際收款與銷售出庫不一致的情況,需了解清楚原因,在“備注/摘要”注明清楚,并知會財務。
      
      注意:當天的“銷售出庫”都需當天錄入軟件(除軟件當天異常以外),當天的“銷售收款”都需當天錄入軟件,并知會財務過賬,避免日積月累,賬務繁多,錯單和漏單。
      
      4)銷售退貨及銷售換貨的錄入
      
      在“銷售出庫”那里做負數,做“銷售收款單”時將對應單據轉單過來沖減應收。
      
      5)壞賬
      
      因特殊原因導致部分貨款無法回收的,要做壞賬沖減應收:在“銷售出庫”錄入產品信息為“壞賬”的,數量錄入負數。錄好過賬后再做“銷售收款”沖減應收。
      
      6)回扣單價設置
      
      如新客戶有回扣的,要在“客戶回扣設置”設置是否回扣,然后錄入回扣單價。打開路徑:進銷管理—銷售管理-回扣設置,新增該客戶某產品的回扣價,要注意回扣價的準確性,特別是在銷售價格有變動的情況回扣價也有跟著調整。
      
      7)查詢系列報表,《銷售出庫報表》,《銷售收款報表》,《客戶回扣設置》,《客戶價格管理》,《報表匯總》(XXX),《銷售明細》(XXX),各業務助理在各自的權限下,可以查詢并檢查核實當月的出貨及收款狀況。
      
      8、注意事項
      
      1)客戶電話訂單,如不清楚客戶所用產品范圍,應盡可能的當面就問清楚客戶所需產品的型號,切記似懂非懂,事后查找很久客戶所使用過的產品,耽誤時間??蛻綦娫捤鶊笥唵我欢ㄒ敿氂涗浐卯a品型號,數量,交貨日期。
      
      2)業務員交待的訂單,細節方面不清楚的,需第一時間問清楚業務員這個客戶的基本情況,第一時間按照業務員的要求安排發貨。
      
      3)要積極主動和倉庫溝通協調好發貨的進程,下過去的訂單一定不能出錯,客戶要求的注意事項也要反映給倉庫部。
      
      4)應收賬款的客戶,需時時日日記在心里,到期的客戶要第一時間和客戶對賬催款。切記,由主動變為被動,由財務來催。
      
      5)和客戶溝通,彼此都要保持輕松愉快的心態,積極主動應對客戶的各種問題,產品知識的更新要與時俱進,努力推廣公司的新產品,新的市場宣傳計劃,讓客戶買得放心,用得舒心。
      
      6)每日登記的《銷售記錄本》和《快遞記錄本》,要清晰,明朗,方便財務審查。收到款的客戶,第一時間給財務消賬,切記,放時間久了,要花雙倍的時間與精力來查賬。
      
      7)有退貨,換貨的客戶,業務助理要先了解客戶的情況,是什么原因,誰同意換或退,待了解清楚后再作退貨或換貨處理。
      
      8)每天發出的貨運單和快遞單,第二天早上都要仔細核對發貨清單,核實倉庫發出去的貨是否與客戶訂單一致。如有不相符的單據,要及時發現和處理。送貨司機簽回來的回單,也需要一一核實。
      
      9)新進的業務助理,一般不允許隨便報價給客戶,待熟悉了解公司整體運作流程及產品知識,由上級領導授權予以報價的權限。
      
      10)業務助理手上所有的客戶資料和客戶檔案,要及時更新公司所有資料均屬商業秘密,不允許向任何不相關的人員透露。
     

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